NHÂN SỰ

Bởi vậy, có thể nói nhân sự là một yếu tố quan trọng bậc nhất để quyết định sự kiện đó có diễn ra thành công hay không.

Tại sao lại cần thuê nhân sự sự kiện?

Có rất nhiều người thắc mắc “Tại sao cần thuê nhân sự sự kiện?”. Để một sự kiện lớn diễn ra thành công, cần xây dựng rất nhiều hạng mục. Bạn đã bao giờ tự hỏi: “Nếu một mình ban tổ chức làm từ A đến Z thì sự kiện sẽ như thế nào?” chưa? Chắc chắn kết quả sẽ không như mong đợi bởi lẽ mỗi người đều sẽ chuyên về những lĩnh vực khác nhau. Không thể yêu cầu một nhân viên văn phòng xây dựng các hạng mục, đi thuê trang thiết bị, đảm đương trọng trách như một đội ngũ tổ chức sự kiện chuyên nghiệp được. Việc thuê nhân sự sự kiện chuyên nghiệp sẽ mang đến những lợi thế tuyệt vời như:

• Tiết kiệm tối đa thời gian.
• Tiết kiệm được chi phí hơn so tự tổ chức.
• Hỗ trợ mảng truyền thông marketing trước và sau sự kiện.
• Tránh được các rủi do trong quá trình tổ chức sự kiện.

CTC Hà Nội Event cung cấp nhân sự sự kiện

Hiện tại CTC Events đang cung cấp các nhân sự cho sự kiện chuyên nghiệp, uy tín và tính trách nhiệm cho các chương trình, hạng mục nổi bật như là:

• Sự kiện khai chương, khánh thành, ra mắt sản phẩm,..
• Sự kiện liên hoan, party, lễ kỷ niệm,..
• Sự kiện teambuilding, các hoạt động trải nghiệm trong sự kiện,…
• Sự kiện du lịch, lễ hội, ngày lễ,…
• Sự kiện vinh danh thương hiệu, doanh nghiệp,…
• Sự kiện hội thảo hội nghị, triển lãm, họp báo,…
• Các sự kiện bất động sản: Khai trương căn hộ, mở bán nhà, cắt nóc,…

Các công việc của nhân sự sự kiện thường được làm là:

• Một đội ngũ trách nhiệm lên ý tưởng, tìm địa điểm, xây dựng kịch bản cho chương trình ( Đội đảm nhận nhiệm vụ triển khai bao quát chương trình).
• Một đội ngũ thiết kế theo ý tưởng và mong muốn khách hàng.
• Một đội ngũ sẽ setup thiết bị như ý tưởng thiết kế,…
• Một đội nhân sự phục vụ cho chương trình như: MC, PG, PB,…
• Nhân sự biểu diễn: ca sĩ, nhóm nhảy, dj,…
• Nhân sự phục vụ ( dành cho các bữa tiệc,…)
• ……

CTC Hà Nội Event cung cấp nhân sự chuyên nghiệp chất lượng

Để tổ chức thành công một sự kiện, đội ngũ nhân sự sẽ được chia ra thành từng nhóm, mỗi nhóm sẽ hỗ trợ và giúp đỡ lẫn nhau trong quá trình làm việc để sựu kiện được diễn ra một cách thuận lợi và thành công nhất. Mô hình chung cho nhân sự tổ chức sự kiện sẽ bao gồm những vị trí sau:

ĐỘI NGŨ NHÂN SỰ QUẢN LÝ

Quản lý là người sẽ chịu trách nhiệm lập ra bản kế hoạch hoàn thiện của sự kiện và thống nhất dựa trên các ý kiến được thảo luận từ trước của các cộng sự có liên quan. Trách nhiệm của quản lý sẽ phải kiểm tra và sửa chữa bản kế hoạch ngay khi kế hoạch còn nằm trên giấy, viết các hạng mục sản xuất, thuê dụng cụ, đồ đạc, địa điểm, các phương án hạn chế rủi ro trong tổ chức sự kiện, kiểm soát khủng hoảng.

Ngoài ra, quản lý sẽ phân công nhân sự dựa theo từng hạng mục khác nhau và theo những gì người đó hiểu về năng lực của mỗi người để sắp xếp họ vào những bộ phận khác nhau, đồng thời liên kết nhân sự, liên kết các bộ phận để đạt được mục tiêu cuối cùng.

Có thể nói đây là vị trí quan trọng trong khâu tổ chức một sự kiện vì đây sẽ là người có đầu óc thông minh, nhanh nhạy, sáng tạo, ứng phó và giải quyết được mọi vấn đề xảy ra trong sự kiện.

ĐỘI NGŨ NHÂN SỰ GIÁM SÁT 

Nếu quản lý là người chịu trách nhiệm tổng quan, thì giám sát viên sẽ là người phụ trách từng hạng mục cụ thể trong event.

Với mỗi một hạng mục khác nhau thì người giám sát các hạng mục đó cũng sẽ khác nhau, tùy theo năng lực và chuyên môn của mỗi người để quản lý có thể phân chia công việc cụ thể. Ví dụ như công việc thi công, lắp đặt sân khấu thì người giám sát công trình cũng phải là người có chuyên môn, biết việc thi công có những hạng mục gì, thời gian hoàn thành là bao lâu,..để có thể tối ưu hóa các vấn đề xẩy ra xung quanh. Hay với hạng mục thuê các dụng cụ, thiết bị có trong sự kiện, thì người giám sát hạng mục đó phải là người hiểu biết rõ nhất các thiết bị đó dùng cho trường hợp nào.

Sự kiện càng lớn, nhân viên quản lý giám sát càng nhiều. Những sự kiện tổ chức long trọng, số lượng khách mời lớn thì bộ phận quản lý càng phân ra theo nhiều chuyên môn như: Quản lý dịch vụ khách hàng là những người tiếp xúc và làm việc trực tiếp với khách hàng. Quản lý dịch vụ ăn uống chịu trách nhiệm dịch vụ ăn uống, thực phẩm. Quản lý hành chính chịu trách nhiệm các vấn đề về tài chính, tránh được những khoản chi không hợp lý, tránh thất thoát tài sản và bảo vệ được tài chính của bạn,…

Với một người giám sát tốt, biết khắc phục những lỗi sai xảy ra thì sẽ khiến cho chương trình được diễn ra suôn sẻ và thuận lợi hơn.

• Dịch vụ cung cấp nhân tượng chuyên nghiệp
• Dịch vụ cung cấp nghệ nhân ảo thuật

ĐỘI NGŨ NHÂN SỰ THIẾT KẾ

Dựa vào những yêu cầu từ phía khách hàng mà bộ phận account mang về, các design sẽ cho ra các bản phác thảo ý tưởng và hiện thực hóa chúng thành các mẫu in hoàn chỉnh, hỗ trợ thiết kế trong suốt giai đoạn tổ chức sự kiện và lắp đặt trang thiết bị cho sự kiện.

ĐỘI NGŨ NHÂN SỰ KỸ THUẬT

Bộ phận kỹ thuật chịu trách nhiệm các yếu tố liên quan như: trang thiết bị, hạng mục sân khấu, vận chuyển, âm thanh, ánh sáng, vật dụng sự kiện,… Họ góp phần không nhỏ trong sự thành công của sự kiện. Một đội ngũ kỹ thuật tốt sẽ giảm bớt gánh nặng về trục trặc kỹ thuật, giúp sự kiện diễn ra suôn sẻ.

ĐỘI NGŨ NHÂN SỰ NHÂN VIÊN

Là người thực hiện các công việc theo sự phân công của Event Manager. Các nhân viên đã được tranning kỹ lưỡng từ trước và nên có kỹ năng team work tốt để phối hợp với cấp trên và với các đồng nghiệp khác để tạo ra một chương trình thành công nhất, để lại ấn tượng tốt trong lòng khách hàng. Nếu có sự cố đột xuất gì xảy ra trong quá trình diễn ra sự kiện thì nhân viên phải báo ngay với manager để xử lý kịp thời và khắc phục tránh được những rủi ro không đáng có.

Là những người được thuê để làm thời vụ theo dự án, có trách nhiệm hỗ trợ thực hiện những công việc do quản lý đưa ra theo thời gian, công việc này không đòi hỏi quá nhiều kỹ năng nhưng quan trọng là phải biết cách ứng xử với khách hàng.

Tuy nhiên, tùy theo tầm cỡ và mục đích của từng sự kiện, nhân sự tham gia thường có sự khác biệt và thay đổi.

ĐỘI NGŨ NHÂN SỰ NHÂN VIÊN CHUYÊN MÔN KHÁC

Với các sự kiện âm nhạc, nghệ thuật có quy mô lên tới hơn nghìn khách mời thì các chức năng, nhiệm vụ sẽ được phân tách rõ ràng, cụ thể hơn. Có thể kể đến nhiều vai trò, vị trí như: Bộ phận Planner phụ trách lên kế hoạch, đầu mối liên lạc, xin giấy phép. Bộ phận Điều hành bán vé, phụ trách thư mời là những người phụ trách hoạt động bán vé, giải quyết mọi vấn đề liên quan đến vé và thư mời.

Ngoài ra tại những sự kiện quốc gia còn rất nhiều các bộ phận phân tách như: Bộ phận thiết kế sự kiện (event designer), sản xuất đạo cụ, họa sĩ sân khấu, nhân viên phục trang, điều phối, trợ lý, đạo diễn, biên đạo, chỉ đạo nghệ thuật, …

VẤN ĐỀ QUẢN LÝ NHÂN SỰ TRONG TỔ CHỨC SỰ KIỆN

Tùy theo quy mô và yêu cầu của doanh nghiệp đối với sự kiện thì bên tổ chức sự kiện có thể quyết định số lượng nhân sự và phân công công việc sao cho phù hợp.

Tuy nhiên, việc quản lý nhân sự khi tổ chức event, đặc biệt là với đội ngũ nhân sự đông đảo cho một event mang quy mô lớn là điều không hề dễ dàng. Điều này cần một người lãnh đạo tốt có khả năng nhìn xa trông rộng, xử lý được mọi tình huống xảy ra trong quá trình diễn ra sự kiện mà không làm mất lòng khách hàng.

Các vấn đề về nhân sự cần phải được khắc phục ngay từ đầu đó là trang phục: Với trang phục của nhân viên thì phải luôn chỉnh chu, gọn gàng, sạch sẽ, không nhăn nhúm, còn đối với trang phục của Lễ tân – PG, trang phục luôn phải đẹp nhất, màu sắc nổi bật, không sờn rách để tạo được điểm nhấn cho sự kiện. Với mỗi một nhân viên, lễ tân, PG, thì khuôn mặt ưa nhìn, dáng đi hay chiều cao cũng đều phải theo tiêu chuẩn của bên thuê đưa ra để tạo được thiện cảm của khách hàng.

Số lượng nhân sự tham gia tổ chức sự kiện còn tùy thuộc vào quy mô, tính chất của chương trình. Cần có sự phân bổ rạch ròi, hợp lý để tối ưu hóa về nguồn lực. Tránh việc huy động quá nhiều nhân sự dẫn đến lãng phí nhân lực kéo theo việc chồng chéo về nhiệm vụ.

Trang phục của nhân sự dù làm ở công đoạn nào cũng cần phải chỉn chu, lịch sự. Một nhân viên phục vụ hay một người trực kỹ thuật chỉ ngồi sau bàn điều khiển cũng là bộ mặt của cả sự kiện, vì vậy cần phải chuẩn bị phục trang lịch sự, đồng bộ.

Nếu chương trình bạn tổ chức có đội ngũ quay phim, chụp ảnh, hãy chú ý trang phục của họ. Bởi lẽ, nhân viên quay chụp có đặc thù di chuyển nhiều, đứng tại nhiều vị trí trọng yếu: Giữa lối đi, trước mặt khách mời,… Nếu nhân viên quay chụp ăn mặc lôi thôi hay không phù hợp văn hóa có thể dẫn đến phản cảm và mất đi tính trang trọng của sự kiện.

Trước khi sự kiện chính thức diễn ra bạn nên dành thời gian để training nhân viên, đặc biệt là với đội ngũ cộng tác viên và PG, tốt nhất hãy thực hiện tổng duyệt trước khi sự kiện bắt đầu.

Đội ngũ nhân sự phải luôn có mặt đúng giờ theo kế hoạch, tránh trường hợp các nhân viên tổ chức (nhân viên lễ tân, nghệ sĩ) sát giờ mới đến gây náo loạn hội trường và không có sự chuẩn bị tươm tất.

Cần có những nhân viên dự phòng, với từng nhiệm vụ và mảng công việc, bạn hãy tính phương án backup nhân sự nếu như chẳng may người phụ trách chính có công việc đột xuất không thể nhận nhiệm vụ.

Quản lý nhân sự tốt, có kế hoạch rõ ràng thì tỷ lệ thành công của sự kiện sẽ càng cao.

LỰA CHỌN CTC HÀ NỘI EVENT LÀ NƠI CUNG CẤP NHÂN SỰ

Đến với CTC Hà Nội Event chung tôi cung cấp cho bạn dịch vụ nhân sự từ người quản lý, người thiết kế đến đội ngũ chạy chương trình một cách đầy đủ. Lựa chọn chúng tôi để có một đội ngũ nhân sự trẻ trung năng động và đầy nhiệt huyết sẽ mang cho bạn một sự kiện đầy sôi động tinh tế và thu hút người nghe người xem.

Hiện tại CTC Event đang là nơi cung cấp nhân sự hàng đầu tại Việt Nam. Lựa chọn chúng tôi để có giá thành tốt nhất. Liên hệ tới số 0963986822 hoặc đến trực tiếp địa chỉ: Ô số 7, bt6, phường Phú La, Văn Phú, Hà Đông, Hà Nội. Xin cảm ơn.