DỊCH VỤ TỔ CHỨC SỰ KIỆN LỄ KỶ NIỆM THÀNH LẬP CÔNG TY – CTCEVENTS.VN

Lễ kỷ niệm thành lập công ty là gì?

• Tổ chức sự kiện kỷ niệm thành lập công ty đây là dịp để doanh nghiệp tổng kết và nhìn nhận lại quá trình hình thành và phát triển của công ty. Đồng thời đây cũng là dịp để doanh nghiệp tri ân những vị khách hàng, đối tác đã đồng hành trong suốt thời gian qua.
• Lễ kỹ niệm thành lập công ty giúp tóm tắt lại toàn bộ quá trình hoạt động và phát triển của công ty, những thành quả cùng những giải thưởng mà công ty đã giành được. Người đại diện công ty như CEO, tổng giám đốc, giám đốc… sẽ có một bài phát biểu và bày tỏ niềm tự hào, sự cảm ơn toàn thể nhân viên, đối tác, hệ thống phân phối…
• Ngày kỷ niệm thành lập công ty (hay còn gọi là corporate anniversary) là một event có nội dung thể hiện bản sắc và sự trường tồn của một công ty sau một thời gian dài liên tục hoạt động và gặt hái được nhiều thành quả.
• Ngày kỷ niệm thành lập công ty cũng chính là ngày sinh nhật công ty. Do vậy, mọi người thường hay nhầm lẫn việc tổ chức hai sự kiện là một tuy nhiên, bản chất của hai sự kiện có sự khác nhau rõ rệt. Đó là:
• Đối với tổ chức sinh nhật công ty, các doanh nghiệp sẽ tổ chức thường niên mỗi năm vào đúng ngày công ty thành lập. Thường việc tổ chức tiệc sinh nhật sẽ đơn giản và có thể tổ chức ngay tại văn phòng công ty. Đối tượng khách mời tham dự cũng tùy vào quy mô của sự kiện. Và có thể chỉ có nhân viên công ty tham gia mà không cần mời các đối tác, khách hàng.
• Đối với tổ chức kỷ niệm ngày thành lập công ty thì thường các doanh nghiệp sẽ tổ chức hoành tráng hơn với các một cột mốc cụ thể như 1 năm, 5 năm, 10 năm, 20 năm,… ngày thành lập công ty. Đối tượng khách mời tham dự cũng sẽ rộng hơn và chắc chắn sẽ có sự tham gia của các đối tác, khách hàng lớn và tiềm năng của công ty. Ngoài  ra, còn có các đơn vị truyền thông, báo chí cùng toàn thể đội ngũ nhân viên của công ty.

Ý nghĩa tổ chức lễ kỷ niệm thành lập công ty

• Lễ kỷ niệm thành lập công ty mang ý nghĩa tri ân và cảm ơn đến tất cả các nhân viên, đối tác, khách hàng đã gắn bó và đồng hành cùng công ty trên chặng đường phát triển. Chính vì lẽ đó, lễ kỷ niệm thành lập công ty có giá trị rất quan trọng, khẳng định được các thành quả của công ty đạt được, thể hiện được sự lớn mạnh của thương hiệu. Đồng thời giúp người tiêu dùng củng cố niềm tin về sản phẩm dịch vụ của công ty cũng như chính bản thân công ty.

Tổng quan về tổ chức lễ kỷ niệm thành lập công ty

Hầu hết mọi người thường có sự nhầm lẫn giữa việc tổ chức lễ kỷ niệm thành lập công ty và tổ chức sinh nhật công ty vì ngày thành lập cũng cũng chính là ngày sinh nhật công ty. Tuy nhiên, hai event này có sự khác nhau rõ rệt về bản chất. Đó là:

• Tổ chức sinh nhật công ty: Là hoạt động thường niên của các doanh nghiệp vào đúng ngày công ty thành lập. Thông thường việc tổ chức tiệc sinh nhật khá đơn giản, có thể tổ chức ngay tại văn phòng công ty, thành viên tham dự chỉ có nhân viên công ty tham gia.
• Tổ chức kỷ niệm ngày thành lập công ty: Còn đối với lễ kỷ niệm công ty thì thường các doanh nghiệp sẽ với các một cột mốc cụ thể như 1 năm, 5 năm, 10 năm, 20 năm, 25 năm… ngày thành lập công ty với quy mô hoành tráng hơn. Đối tượng tham dự sẽ có thêm sự tham gia của các khách hàng và đối tác của công ty. Ngoài ra, có thể còn có các đơn vị truyền thông, báo chí.

Tổ chức lễ kỷ niệm thành lập công ty có ý nghĩa gì?

Thiết lập mối quan hệ với đối tác, khách hàng, nhà đầu tư

• Trong không khí của buổi lễ kỷ niệm, câu chuyện giữa công ty với khách hàng, đối tác sẽ không còn là vì công việc, mà xoay quanh những vấn đề trong cuộc sống thường nhật. Nhờ đó, doanh nghiệp, khách hàng và đối tác sẽ hiểu nhau hơn, việc cung cấp sản phẩm, dịch vụ cũng sẽ thuận lợi hơn.

Khẳng định sức mạnh và quảng bá thương hiệu

• Một sự kiện kỷ niệm hoành tráng, thu hút truyền thông sẽ giúp doanh nghiệp củng cố vị trí và thể hiện đẳng cấp của mình. Những bức ảnh/video highlight tại sự kiện được chia sẻ trên mạng xã hội giúp độ phủ sóng doanh nghiệp rộng hơn.

Gắn kết nhân viên

• Tổ chức lễ kỷ niệm thành lập công như một sự tri ân của ban lãnh đạo tới đội ngũ nhân viên nhờ những đóng góp của họ. Qua đó động viên tinh thần, giúp nhân viên thêm gắn bó và tin tưởng vào công ty hơn.

Kịch bản mẫu tổ chức lễ kỷ niệm thành lập công ty

Kịch bản lễ kỷ niệm thành lập công ty thường dựa trên những yếu tố văn hóa của doanh nghiệp nhằm tạo nên một chương trình có tính chất riêng biệt của doanh nghiệp. Tuy nhiên, về cơ bản một kịch bản lễ kỷ niệm sẽ bao gồm những nội dung sau:

• Nghi lễ
• Đón khách
• Văn nghệ khai mạc, phát biểu khai mạc của lãnh đạo
• Trình chiếu giới thiệu lịch sử hình thành phát triển của công ty + thành tựu đạt được.
• Phát biểu của khách mời + đại diện nhân viên công ty.
• Vinh danh cho nhân viên + trao quà tri ân khách hàng.
• Lời cảm ơn tới khách mời
• Cắt bánh kem kỷ niệm hoặc rót băng đăng.
• Khai tiệc
• Chương trình văn nghệ, trò chơi, quay số may mắn…nhằm tạo không khí hứng khởi
• Kết thúc chương trình
• Tiễn khách + tặng quà cám ơn

Chi tiết quy trình tổ chức ngày lễ kỷ niệm thành lập công ty

• Do tính chất sự kiện lớn và đòi hỏi cần có sự sáng tạo, độc đáo nên đã gây khó khăn với rất nhiều công ty trong quá trình tổ chức và thực hiện. Bài viết dưới đây công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp Chuyennghiep.vn sẽ hướng dẫn đến các bạn quy trình, kịch bản cũng như một số lưu ý khi tổ chức lễ kỷ niệm thành lập công ty.
• Dưới đây là chi tiết các bước tổ chức sự kiện kỷ niệm thành lập công ty, giúp lên một ý tưởng kỷ niệm ngày thành lập công ty thành công nhất:

Xác định chủ đề

• Bước đầu tiên trong kế hoạch để sự kiện trở nên độc đáo, đặc biệt và gây được tiếng vang thì chúng ta cần xây dựng chủ đề cụ thể cho buổi tiệc. Chủ đề có thể dựa theo cột mốc kỷ niệm của công ty hoặc theo đặc thù sản phẩm và dịch vụ của công ty. Khi có chủ đề rõ ràng thì các vấn đề liên quan đến sự kiện bao gồm banner, backdrop, hoa trang trí, kịch bản, hoạt động chương trình sẽ dễ dàng được định hướng.
• Đây cũng là yếu tố phải được duy trì xuyên suốt sự kiện từ kịch bản, video tổng hợp hành trình, backdrop; cách trang trí sân khấu đến dress code dành cho khách mời, đặt tiệc… Ví dụ chủ đề của bạn muốn thể hiện sự phát triển của công ty như một cuốn phim sinh động, đầy màu sắc, bạn có thể đặt tên của sự kiện là: [tên công ty] 3 năm một hành trình tự hào, [tên công ty] 5 năm một chặng đường vinh quang,…. Và khi vinh danh những cá nhân xuất sắc, bạn có thể ví lễ vinh danh như giải liên hoan phim Cannes. Mọi hoạt động đều hướng đến chủ đề mà bạn đặt ra ngay từ đầu.
• Sau khi bạn xác định được chủ đề, bạn cần lên nội dung kịch bản lễ kỷ niệm theo từng phần chính và nhớ dự trù thời gian cho mỗi phần nhé. Lưu ý cần phân bổ thời lượng hợp lý để kiểm soát tốt hơn các phần nội dung sự kiện.

Lên số lượng khách mời

• Khách mời tham dự lễ kỷ niệm thành lập công ty thường là nhân viên công ty, đối tác, khách hàng mới và lâu năm. Việc lên số lượng khách mời giúp việc đón tiếp được diễn ra chu toàn và chuyên nghiệp nhằm tạo ấn tượng tốt cho khách tham dự.
• Việc dự trù số lượng người tham dự sẽ giúp bạn chọn địa điểm và đặt tiệc một cách hợp lý nhất. Bên cạnh đó khi bạn lên chương trình cũng sẽ cụ thể và phù hợp hơn.
• Lời khuyên cho bạn là nên sử dụng thiệp mời có ghi rõ nội dung chủ đề…để khách mời chuẩn bị tốt cho buổi lễ.

Xác định thời gian, địa điểm tổ chức lễ kỷ niệm

• Bước tiếp theo sau khi dự trù được số lượng người tham gia là bạn phải lựa chọn địa điểm tổ chức buổi lễ sao cho phù hợp nhất với yêu cầu của công ty về mặt nội dung, hình thức, tính chất… Đồng thời chốt ngày tổ chức để thông báo với các khách mời.
• Nên lựa chọn thời gian hợp lý để tất cả khách mời đều có thể đến tham dự
• Địa điểm thì nên dựa vào số lượng khách mời và quy mô chương trình để lựa chọn. Tiêu chí là thuận tiện cho việc setup sân khấu và tổ chức chương trình.

Phân công công việc tới các nhân sự

• Có thể một mình bạn phụ trách lên kịch bản, nhưng bạn sẽ không thể quản lý hết được tất cả các đầu mục công việc. Bạn hãy tiến hành phân công và tổ chức giám sát các hoạt động và đảm bảo tiến độ của chương trình. Mỗi người được phân công cần phải nắm rõ các đầu mục công việc của mình, tránh bị quên và sai sót.
• Để buổi lễ kỷ niệm thành lập công ty được diễn ra suôn sẻ, đúng kế hoạch thì bộ phận action team sẽ phải hỗ trợ và phối hợp chặt chẽ với nhau.

Đặt hàng thực đơn, quà tặng và vật phẩm cho sự kiện

• Đây là việc không thể thiếu trong việc tổ chức lễ kỷ niệm thành lập công ty. Bạn cần đặt thực đơn theo số lượng người tham dự, qua đó, thể hiện sự tôn trọng và ý nghĩa quan trọng của buổi lễ tới khách mời và mọi người tham dự.
• Ngoài ra, bạn cần chuẩn bị những vật phẩm rất quan trọng trong buổi lễ. Có thể liên hệ với các đơn vị cung cấp dịch vụ để chuẩn bị hoa, banner, standee, quà, thiết bị âm thanh, ánh sáng, máy chiếu,…

Dự trù ngân sách

• Cần cân đối các hạng mục để phân bổ ngân sách phù hợp, tránh tối đa việc phát sinh chi phí.

Thiết kế, in ấn

• Thiết kế sự kiện kỷ niệm thành lập sẽ tuân theo chủ đề đã lên trước đó. Yêu cầu với thiết kế đương nhiên là phải có tính thẩm mỹ và đồng thời phải thể hiện được những nét riêng của doanh nghiệp sẽ giúp thu hút khách mời và tạo hiệu ứng truyền thông.

Lên kịch bản

• Bạn cần chuẩn bị các phương án dự phòng nhằm tránh những rủi ro không đáng có trong khâu tổ chức lễ kỷ niệm thành lập công ty.

Nhân sự, thiết bị phục vụ

• Tổ chức kỷ niệm ngày thành lập công ty cần nhiều nhân sự ở các vị trí như: lễ tân, đạo diễn sự kiện, MC, quay phim, chụp ảnh, nhân sự biểu diễn…
• Các thiết bị cần thiết cho buổi kỷ niệm bao gồm: thiết bị âm thanh, ánh sáng, màn chiếu, màn hình led, pháo hoa…
• Về vấn đề nhân sự, và thiết bị, nên lựa chọn dịch vụ của cá công ty làm sự kiện chuyên nghiệp để đảm bảo về chất lượng, tiến độ.

Chuẩn bị quà tặng tri ân nhân viên và khách hàng

• Những món quà ý nghĩa, mang dấu ấn của doanh nghiệp thường được các công ty ưu tiên lựa chọn.

Tổng duyệt sự kiện

• Trước ngày diễn ra sự kiện kỷ niệm thành lập công ty, nên kiểm tra tất cả các vấn đề để buổi lễ diễn ra thành công trọn vẹn.
• Thực hiện chương trình demo trước 1-2 ngày để xem chương trình diễn ra có gặp vấn đề gì không.